建筑工程资料员

一、公司内部岗位职责

1、资料收集与整理：收集施工全流程中的文件、图纸、报告、记录等核心资料。

2、档案管理：建立资料台账，明确资料分类标准，使所有资料“完整、准确、可追溯”，避免遗漏或丢失。

3、文件收发与传递

接收监理、设计单位及公司内部下发的各类文件，逐份登记文件名称、来源、接收时间、份数等信息；

按优先级及时将文件传递给施工员等相关人员，确保信息传递无延迟。

4、协助编制竣工资料

严格按行业规范及合同要求，分类整理竣工资料；协助撰写竣工报告，核对报告数据与资料一致性。

5、资料信息化管理：定期核对电子资料与纸质资料，确保两者内容完全一致。

6、配合检查与验收：提前整理监理等单位检查所需资料，全程配合检查工作，按需解释资料内容。

7、合同管理

收集总承包合同、分包合同、材料采购合同、设备租赁合同等，定期梳理合同履约进度，配合项目跟进合同执行情况，及时提醒关键节点（如付款、供货、验收时间）。保管合同原件和附件，办理合同借阅登记手续，确保合同原件不丢失、不损坏。

8、其他辅助工作

参与工程项目会议，准确记录会议内容，会后及时整理会议纪要并分发；

协助工程项目完成临时性资料工作，如资料复印、装订等。

二、挂靠项目岗位职责（核心围绕发票及佐证资料）

1、发票收集与初审

1.1依据挂靠方指定的发票类型（劳务、机械、材料）及税率要求，收集合作方提供的发票；

1.2逐张核对发票抬头、纳税人识别号、金额、项目名称，确保与挂靠项目信息完全一致；

1.3排查假票、错票，保证发票为合规的增值税专用发票或普通发票（按挂靠方财务要求）。

2、配套佐证材料整理（重点避免“票实不符”）

2.1劳务发票：搭配个人所得税缴纳凭证、劳务人员考勤表等；

2.2机械发票：搭配机械租赁合同、设备购买发票、设备合格证及相关业绩证明材料；

2.3材料发票：搭配项目所需材料清单、材料采购合同、材料进场验收单（含数量、规格、检验记录）、材料进项发票。

3、资料汇编与移交

3.1按“发票类型+时间”顺序分类装订发票及佐证材料，编制《发票及佐证资料清单》，明确标注发票号码、金额、对应合同编号；

3.2按挂靠方要求的时间节点，将资料移交至挂靠方财务或指定对接人，办理书面移交签字手续，留存移交记录扫描件备查。

三、补充备注

涉及材料采购、设备租赁等需比价的环节，需完整记录三家参与比价单位的名称、报价、资质等信息，并在资料中明确标注中标方及中标原因。