外贸单证

一、核心工作模块：全流程外贸单证处理

1.订单前期：合同与信用证审核

•订单条款对接：

（1）审核客户订单（PO）/信用证（L/C）中的产品规格、数量、交货期、付款方式（如T/T30%预付款、L/C即期）、贸易术语（FOB/CIF），与销售部、生产部确认是否满足产能（如交货期是否预留生产周期）。

（2）识别信用证“软条款”（如“需客户签字的检验证书作为交单条件”），协同业务部与客户协商修改，避免生产完成后因条款矛盾无法收汇。

•生产匹配：

（1）根据订单生成内部生产联络单，明确生产型号、包装要求（如中性包装、客户定制唛头）、质量标准（如欧盟CE认证、美国FDA），同步至生产计划部门。

2.生产中期：单据制作与进度跟踪

•核心出口单证制作：

（1）商业发票（CommercialInvoice）：按订单金额、数量开具，需体现HS编码（影响目的港关税）、贸易术语（如CIF鹿特丹）。

（2）装箱单（PackingList）：细化包装细节（如纸箱尺寸、毛净重、件数/托盘数），与生产部核对实际包装是否与BOM表一致（避免少装/错装）。

（3）检验证书（InspectionCertificate）：对接质量部获取出厂检验报告、第三方检测报告（如SGS、BV），确保产品符合客户要求（如面料色牢度、机械性能测试）。

•生产进度联动：

跟踪生产日报表，记录实际完工日期、合格数量，若遇延期（如原材料短缺），及时通知业务部与客户协商改证（如展延信用证有效期）。

3.出货阶段：物流与清关单据处理

•订舱与运输单证：

（1）与货代/船公司确认订舱单（S/O），获取船名航次、截单时间，制作提单（B/L）初稿（需核对收货人、通知人、目的港是否准确，是否为“电放提单”）。

（2）按客户要求制作唛头（ShippingMark）标签（如客户LOGO、订单号、目的港代码），指导仓库粘贴至外箱，确保与单据一致。

•报关与目的港清关：

（1）准备报关单、装箱单、发票、合同、报关委托书，向海关申报；若为法检商品，提前申请商检单（出境货物通关单）。

（2）根据目的国要求制作原产地证（如FORME、CO）、熏蒸证书（木质包装）、海关发票（如埃及CIQ、尼日利亚CCVO），确保客户在目的港顺利清关（如中东国家需Halal认证）。

4.收汇与退税：财务对接单证

•交单收汇：

（1）信用证项下：按银行要求整理全套单据（发票、提单、保单等），确保“单单一致、单证一致”，通过银行交单议付；托收（D/P）或汇付（T/T）时，通过邮件/快递寄送单据给客户。

（2）处理不符点（如提单SHIPPER名称拼写错误）：若客户接受不符点，需提供书面确认；若拒付，协调退单或转其他付款方式。

•出口退税：

收集报关单退税联、增值税专用发票（进项票）、核销单，按税务局要求整理归档，配合财务完成退税申报（避免因单据缺失影响退税进度）。

5.文件管理与合规

•全流程归档：

（1）建立订单台账（Excel），记录订单号、客户、单据类型、交单日期、收汇状态，实时更新进度（如标注“已电放”“退税已完成”）。

（2）分类存档纸质/电子单据（按客户+年份+订单号），保存期至少5年（满足海关、税务稽查要求）。

•政策合规：

跟踪国际贸易制裁清单（如美国OFAC、欧盟制裁名单），确保客户及货物不涉及禁运地区；更新目的国最新清关要求（如2025年欧盟新包装法标签规定）。