院长助理

院长‌助理：

管理日程安排，包括会议、出差和约会。

准备和整理文件、报告和演示文稿。

安排和维护办公环境，确保设备和供应充足。

‌沟通与协调‌：

作为上级与内部团队或外部合作伙伴之间的联络人。

传达信息和指示，确保信息流通顺畅。

安排并协调会议，记录会议纪要。

‌项目管理‌：

协助监控项目进度，确保按时完成任务。

协助制定项目计划，分配资源。

跟踪项目细节，包括预算、时间表和交付物。

‌研究与分析‌：

进行市场、行业或特定主题的研究，为决策提供数据支持。

分析数据，准备报告或摘要。

‌客户关系管理‌：

维护客户联系信息，处理客户请求或查询。

协助准备客户会议或访问。

日常工作内容：

‌日程管理‌：

每天检查和更新上级的日程表，发送提醒。

安排和确认会议，处理会议室的预订。

‌文件处理‌：

整理和归档文件，确保文档的准确性和最新性。

准备和打印报告、信件和其他文件。

‌沟通‌：

回复电子邮件和电话，传达信息。

组织电话会议或视频会议。

‌任务跟踪‌：

使用项目管理工具跟踪任务进度。

提醒团队成员关于即将到期的任务或里程碑。

‌差旅安排‌：

预订机票、酒店和交通工具。

准备旅行行程表和必要的旅行文件。

‌报告和记录‌：

准备会议纪要、项目状态报告和其他必要的文档。

维护和管理电子和纸质文件系统。

‌其他行政任务‌：

管理办公用品库存，进行采购。

处理费用报告和付款。

.负责员工的考勤，于次月第一个工作日提供考勤报表并存档；

2.负责员工档案管理，包括原始档案的收集、整理、归档、电子档案的建立；

3.对一般文件的起草和行政人事文件的管理；

4.依据人力资源要求计划，组织各种形式的招聘工作、收集招聘信息、协助招聘工作；

5.处理人事日常管理工作，负责请假、招聘、录用、保险、合同等人事手续的办理；

6.及时办理相关证件的注册、登记、变更、年检等手续；协助做好公司人力工作的管理、培训与指导；

7.组织公司各种活动的策划；

8.负责办公用品采购计划制定及物品领取管理。