业务助理

一、岗位基本信息

岗位名称：行政专员/行政助理

所属部门：综合办公室

直接上级：行政主管/公司负责人/项目经理

岗位性质：后勤支持、内务管理、人事辅助

二、核心职责

1.日常行政事务

办公环境维护（工地办公室与总部办公点）、用品采购与管理。

文件收发、登记、归档（重点管理劳务合同、资质证书、安全协议等）。

会议组织与记录（如项目例会、安全培训会）。

基础接待与对外联络（对接监管部门、合作单位等）。

2.人事辅助工作

员工入职/离职手续办理（建筑工人流动性高，需高效处理）。

员工考勤统计与核对（适应工地考勤与坐班考勤并行的模式）。

协助薪酬核算（收集工时记录、加班单等）。

员工档案管理（确保身份证、技能证书、等齐全合规）。

3.资质与合规管理

协助维护公司资质证照（如劳务资质、安全生产许可证）。

管理特种作业人员证书（如电工、焊工等），确保时效性。

配合准备监管检查材料（如劳动监察、住建部门检查）。

4.后勤与安全保障

安排工地办公区的后勤保障（水电、食宿协调等）。

协助安全员整理安全培训记录、。

管理公司车辆使用记录（如有）、差旅安排。

5.财务辅助工作

整理报销单据、发票管理。

协助核对供应商账单（如物资采购、劳务外包费用）。

三、关键能力要求

行业适应性

了解建筑劳务行业特点（人员流动大、项目制管理、合规性强）。

熟悉建筑行业基本术语及流程（如劳务分包、工时计量、项目节点）。

多任务处理能力

能同时应对办公室行政与工地后勤支持需求。

适应不定期加班或灵活工作时间（如项目开工/竣工期）。

沟通协调能力

能与项目经理、工地班组长、工人有效沟通。

妥善处理外部联络（政府部门、供应商等）。

细致与合规意识

严格管理合同与证件，避免因遗漏引发用工或合规风险。

数据统计准确（考勤、薪酬基础数据直接影响工人工资发放）。

基础软件技能

熟练使用Office（尤其Excel处理考勤、工资表）。

可选：简单使用项目管理或人事软件（如钉钉、建筑行业管理APP）。

四、典型工作场景

上午：核对前日工地考勤，更新人员变动表；处理办公邮件；安排当日会议。

下午：整理新入职工人资料，提交保险增员；采购办公物资；对接项目经理准备安全培训材料。

不定期：跑政务大厅办理证件；协助处理工人劳资咨询；配合项目突击检查。

五、胜任特质

务实灵活：能适应工地环境，解决突发琐事（如临时住宿安排、证书急用）。

抗压性强：旺季时应对高频人员流动与密集行政事务。

原则性与亲和力并重：坚持合规底线，同时能安抚工人情绪。

六、发展路径

纵向发展：行政主管→综合办公室主任→公司管理层。

横向拓展：转岗人力资源（专攻建筑行业薪酬绩效）、合规管理、项目助理。

七、岗位挑战

平衡标准化行政要求与建筑行业“灵活性”之间的矛盾。

在成本控制下优化后勤支持效率。

应对农民工群体特殊的沟通与管理需求。

八、其他要求

学历专业：大专以上，行政管理、人力资源管理、文秘等相关专业。

经验优先：有建筑、工程、劳务行业背景者优先，无经验需具备强学习能力。

性格匹配：偏好沉稳、细致、适应性强的人格特质。