行政-文员-资料员-合同管理员

一、岗位职责

（一）行政专员工作

负责公司日常行政事务，包括办公用品采购与管理、考勤统计、会议纪要整理、固定资产登记等，保障办公秩序高效运转；对接外部行政部门（如市场监管、住建相关机构），办理监理人员注册与企业资质维护、备案等基础行政手续；协助组织公司内部培训、团建等活动，统筹活动物料与流程衔接。

（二）工程资料管理

负责监理项目的资料收集、整理与归档，包括监理日志、旁站记录、验收报告、材料检测报告等，确保资料符合《建设工程文件归档规范》及水利/建筑行业要求；跟踪项目资料流转进度，督促施工单位、建设单位及时提供相关文件，避免资料遗漏或逾期；管理资料档案库（含电子档与纸质档），建立清晰台账，确保查询便捷、存放安全。协助整理监理服务合同、材料采购合同等各类合同文本，核对合同条款与招投标文件一致性，确保合规性；跟踪合同履行进度，记录合同款项支付、履约节点等关键信息，及时提醒到期事项（如合同续签、款项结算）；保管合同档案，整理合同变更、补充协议等资料，形成完整合同管理台账，配合应对潜在合同纠纷的资料调取。

（三）综合文员工作

承担公司日常文书工作，包括通知、报告、函件等公文的起草与排版，确保文字表述规范、逻辑清晰；

负责对外文件收发、登记与传递，及时反馈文件处理结果；协助各部门完成数据统计工作（如项目进度表、人员考勤表、监理人员信息表），整理成规范报表供管理层参考。

二、任职要求

（一）基本条件

年龄22-40周岁，大专及以上学历，行政管理、工程管理、文秘、档案学、水利/建筑相关专业优先；

身体健康，能适应小型企业多任务并行的工作节奏，具备较强的责任心与抗压能力；

品行端正，原则性强，有良好的保密意识，无不良职业记录。

（二）专业能力与经验

有1-2年行政、文员、工程资料或监理资质相关工作经验，熟悉建设/监理行业者（如了解水利工程、房建项目基础流程，知晓监理资质标准）优先；

掌握工程资料归档基本规范，了解合同基础法律知识及监理资质、人员注册相关政策（，有协助办理人员注册或资质维护经验者优先；熟悉“全国建筑市场监管公共服务平台”“水利建设市场监管平台”等官方系统操作流程者优先。

（三）核心技能

熟练使用Office办公软件（Word排版、Excel数据统计、PPT基础制作），能独立完成报表、台账（如人员注册台账、资质维护进度表）的规范化制作；

具备基础文字写作能力，能清晰撰写通知、纪要、资质申报说明等文书，语言表达简洁准确；

有良好的沟通协调能力，能对接内部各岗位、外部主管部门及人员，高效推进事务（如催促人员补充注册材料、跟进资质审批进度）；

注重细节，对数据、文件条款、资质材料的核对有耐心，能主动发现资料或注册材料中的基础疏漏（如日期错误、条款矛盾、材料缺失）；

具备一定的政策解读能力，能快速理解主管部门发布的资质、注册新规，并转化为具体操作步骤。

（四）其他优先条件

持有资料员岗位证书、初级会计职称（辅助合同款项统计）、监理员证书者优先；

熟悉小型监理企业运作模式，或有同类型小微企业多岗工作经验者优先；

能熟练操作CAD基础功能（辅助查看工程图纸、整理图纸资料）者优先；

有过完整监理资质延期或人员注册批量办理经验者优先。