门窗文员

核心职责详解

1.订单处理与跟单（最核心的工作）

这是门窗文员区别于普通行政文员的最大特点。

*接收与审核订单：接收客户或经销商的订单（通常通过微信、ERP系统或邮件），核对门窗的尺寸、颜色、玻璃配置、五金配件等信息是否准确完整。

*下单排产：将确认无误的订单录入系统（如ERP），转化为生产任务单下发到车间或相关部门。

*进度跟进：时刻关注订单在车间的制作进度，及时将生产状态反馈给客户，并协调解决生产过程中出现的异常问题。

*发货与物流：协调仓库和物流部门，安排成品发货，并将物流信息（如运单号）及时告知客户。

2.技术对接

报价核算：配合销售或直接根据图纸进行简单的成本核算和报价，并制作报价单。

*技术优化：对客户提供的原始数据进行优化，确保设计符合生产加工标准。

3.数据统计与文档管理

*报表整理：负责日常销售数据、生产数据的统计与分析，制作日报、周报或月报。

*文件归档：管理合同、图纸、生产单等重要文件的编号、打印、归档和保管，确保资料完整且易于查询。

*对账结算：协助财务部门进行对账、请款，跟进客户回款情况。

4.内部协调与行政支持

*部门沟通：作为桥梁，协调销售、生产、采购、仓库等多个部门之间的沟通，确保信息畅通。

*日常行政：包括办公环境维护、会议安排、接听电话、接待来访客户等基础行政工作。

职责分类具体工作内容常用工具/技能

接单与跟单订单审核、录入系统、跟进生产进度、安排发货、处理售后反馈。ERP系统、办公软件

设计与报价CAD制图、拆单、出具门窗大样图、核算面积与价格。AutoCAD、专业门窗软件

数据与文档统计销售报表、整理生产数据、合同归档、文件打印排版。Excel(数据透视表等)

沟通与协调对接经销商/业主、协调车间与仓库、处理异常问题。沟通话术、抗压能力