跟单文员

1.订单处理与确认

接收订单：核对客户订单的型号、数量、交货期等细节，与客户确认无误后转化为内部生产订单或采购单15。

合同管理：制作或审核合同条款，确保订单与合同一致，并跟进客户签字盖章流程68。

系统录入：将订单信息录入企业ERP系统，生成生产通知单或采购指令，并通知相关部门（如生产、仓库）58。

2.生产进度跟进

生产协调：跟踪生产进度，与生产部门沟通交期，确保按时完成订单；若遇延误需及时与客户协商调整47。

物料追踪：确认原材料是否到位，协调采购部门解决缺料问题，避免生产中断36。

外发加工：若需外协生产，需开立外协申请单并跟进供应商的交付进度78。

3.出货与物流管理

出货计划：根据生产进度制定出货计划，安排仓库备货、质检及物流运输45。

单证制作：准备送货单、装箱单、报关单等文件，确保单据准确无误68。

物流跟踪：联系货运公司，确认运输状态，并将物流信息反馈给客户57。

4.客户沟通与服务

日常联络：回复客户邮件或电话，处理订单变更、交期调整等需求13。

售后服务：跟进客户投诉或质量问题，协调技术或质检部门解决，并反馈处理结果68。

对账与收款：定期与客户核对账目，协助财务部门催收货款58。

5.数据与档案管理

订单归档：整理订单合同、生产单、出货记录等文件，确保资料完整可查35。

客户档案维护：更新客户信息、交易记录及特殊需求，便于后续业务跟进16。

6.跨部门协调

作为业务与生产、采购、财务等部门的桥梁，确保信息传递及时准确，例如协调紧急插单或优先生产安排47。

其他辅助工作

样品管理：协助客户样品制作、送样及确认，参与新产品发布会78。

市场信息收集：反馈客户需求或行业动态，辅助业务决策14。

技能与素质要求

办公软件：熟练使用Excel、Word等工具处理数据和文档35。

沟通能力：需与内外多方高效沟通，具备应变能力和服务意识58。

行业知识：熟悉产品特性、生产流程及外贸基础（如涉及出口）