行政助理

一、日常行政与办公支持 1.前台与接待：接听和转接电话，礼貌接待访客，并管理基本问询。 2.通讯管理：处理日常信函、邮件、快递的收发、登记与流转。 3.文档与资料管理： ·负责文件、合同的打印、复印、扫描、装订与归档。 ·建立和维护纸质及电子档案系统，确保信息有序、易查。 4.办公环境维护： ·监督办公区整洁、安全，管理饮用水、绿植等。 ·协调物业、保洁等后勤服务。 5.会议与活动支持： ·预订会议室，准备会议设备（投影、视频会议）。 ·安排会议茶水、点心，协助进行简单的会议记录与纪要整理。 ·协助筹办公司内部活动或团队建设。 二、物资与资产管控 1.办公用品管理：统一采购、领用、登记和库存管理，确保供应及时，成本可控。 2.固定资产管理：协助登记、盘点办公设备（电脑、打印机等），联系维修与报废。 3.费用处理：协助收集和初审部门行政费用报销单据，如交通、餐饮发票等。 三、沟通与协调 1.内部联络：作为部门间的沟通桥梁，有效传递信息。 2.外部联络：与供应商（如办公用品商、旅行社、印刷公司）保持联系，比较报价与服务。 3.差旅支持：为员工预订机票、酒店，并安排接送及签证办理等事宜（视公司要求而定）。 四、文秘与数据支持 1.基础文书工作：起草、编辑简单的通知、备忘录、报告等日常文档。 2.数据录入与统计：协助处理基础数据录入、更新员工通讯录、统计表格等。 3.信息管理：维护和更新行政相关的共享信息平台或数据库。 五、考勤与人事辅助 1.考勤统计：协助收集和初步核对员工的考勤记录（如请假、加班单）。 2.入职支持：为新员工准备办公座位、电脑、名片、门禁卡等，并引导熟悉环境。 核心能力要求 ·细致认真：行政工作琐碎，需高度负责，避免疏漏。 ·沟通与服务意识：具备良好的沟通技巧和主动服务精神。 ·多任务处理：能高效、有序地同时处理多项事务，分清优先级。 ·熟练使用办公软件：精通Word、Excel、PPT及办公设备操作。 ·保密意识：能妥善处理敏感信息和文件。